Komunikasi Organisasi

Dian Octavian.S

125-133-73

3pa10

Tugas softskill

“Komunikasi Organisasi”

Ø  Latar belakang komunikasi organisasi :

Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok ataupun organisasi, selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari atasan dan bawahannya.

Ø  Definisi komunikasi organisasi :

Komunikasi adalah Suatu proses penyampaian pesan atau informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain dengan tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama.

Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.

•  Pengertian komunikasi menurut para ahli

Dalam suatu organisasi biasanya selalu menekankan bagaimana pentingnya sebuah komunikasi antar anggota organisasi untuk menekan segala kemungkinan kesalahpahaman yang bisa saja terjadi.
Berikut ini adalah beberapa definisi serta penjelasan mengenai komunikasi menurut beberapa ahli:

- HIMSTREET & BATY
Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyak-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.

- THEODORSON & THEDORSON
Komunikasi adalah penyebaran informasi, ide-ide sebagai sikap atau emosi dari seseorang kepada orang lain terutama melalui simbol-simbol.

- CHARLES H. COOLEY
Komuniksi berarti suatu mekanisme hubungan antar manusia dilakukan dengan mengartikan simbol secara lisan dan membacanya melalui ruang dan menyimpan dalam waktu.

Ø  Aspek komunikasi Organisasi :

1. Komunikator / pengirim / sender .

Merupakan orang yang menyampaikan isi pernyataannya kepada komunikan . Komunikator bisa tunggal , kelompok , atau organisasi pengirim berita . Komunikator bertanggung jawab dalam hal mengirim berita dengan jelas , memilih media yang ocok untuk menyampaikan pesan tersebut , dan meminta kejelasan apakah pesan telah diterima dengan baik . Untuk itu , seorang komunikator dalam menyampaikan pesan atau informasi harus memperhatikan dengan siapa dia berkomunikasi , apa yang akan dia sampaikan , dan bagaimana cara menyampaikannya .

2. Komunikan / penerima / receiver .

Merupakan penerima pesan atau berita yang disampaikan oleh komunikator . Dalam proses komunikasi , penerima pesan bertanggung jawab untuk dapat mengerti isi pesan yang disampaikan dengan baik dan benar . Penerima pesan juga memberikan umpan balik kepada pengirim pesan untuk memastikan bahwa pesan telah diterima dan dimengerti secara sempurna .

3. Saluran / media / channel .

Merupakan saluran atau jalan yang dilalui oleh isi pernyataan komunikator kepada komunikan dan sebaliknya . Pesan dapat berupa kata - kata atau tulisan , tiruan , gambaran atau perantara lain yang dapat digunakan untuk mengirim melalui berbagai channel yang berbeda seperti telepon , televisi , fax , photo copy , email , sandi morse , semaphore , sms , dan sebagainya . Pemilihan channel dalam proses komunikasi tergantung pada sifat berita yang akan disampaikan( Wursanto , 1994 ) .

Ø  Jenis – jenis kominikasi :

-Komunikasi Internal:

Adalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi itu sendiri. Misalnya, Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen].

Ø  Dua dimensi komunikasi internal :

-Komunikasi Vertikal

Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication].

-Fungsi komunikasi ke bawah digunakan pimpinan untuk:

a. Melaksanakan kebijaksanaan, prosedur kerja, peraturan, instruksi, mengenai pelaksanaan kerja bawahan.

b. Menyampaikan pengarahan doktrinasi, evaluasi, teguran.

c. Memberikan informasi mengenai tujuan organisasi, kebijaksanaan-kebijaksaan organisasi, insentif.

Seorang pimpinan harus lebih memperhatikan komunikasi dengan bawahannya, dan memahami cara-cara mengambil kebijaksanaan, terhadap bawahannya.

Keberhasilan organisasi dilandasi oleh perencanaan yang tepat, dan seorang pimpinan organisasi yang memiliki jiwa kepemimpinan. Kedua hal terseut merupakan modal utama untuk kemajuan organisasi yang dipimpinnya. Contoh : pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern.

-Fungsi komunikasi ke atas digunakan untuk:

a. Memberikan pengertian mengenai laporan prestasi kerja, saran, usulan, opini, permohonan bantuan, dan keluhan.

b. Memperoleh informasi dari bawahan mengenai kegiatan dan pelaksanaan pekerjaan bawahan dari tingkat yang lebih rendah.

Bawahan tentulah berharap agar ide, saran, pendapat, tanggapan maupun kritikannya dapat diterima dengan lapang dada, dan hati terbuka oleh pimpinan. Contoh : staf memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan.

-Komunikasi Horizontal

Bentuk komunikasi secara mendatar, diantara sesama karyawan dsbnya. Komunikasi horizontal sering kali berlangsung tidak formal.

Fungsi komunikasi horizontal/ke samping digunakan oleh dua pihak yang mempunyai level yang sama. Komunikasi ini berlangsung dengan cara tatap muka, melalui media elektronik seperti telepon, atau melalui pesan tertulis.

-Komunikasi Diagonal (Cross Communication)

Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.

-Komunikasi Eksternal

Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak umum di luar organisas

Ø  Hambatan komunikasi Oganisasi :

Pada sebuah proses komunikasi yang terjadi terkadang kita juga akan mengalami banyak hambatan dalam berkomunikasi. Beberapa Hambatan Komunikasi adalah :

·         Hambatan sematik

Komunikasi yang disebabkan oleh fakor bahasa yg digunakan oleh para pelaku

Komunikasi

·         Hambatan mekanik

Komunikasi yang disebabkan oleh factor elektrik, mesin atau media lainnya

·         Hambatan antropologis

Hambatan yang disebabkan oleh perbedaan pada diri manusia

·         Hambatan psikologis

Hambatan yang disebabkan oleh factor kejiwaan.

Ø  Kesimpulan :

Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”.  Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya.  Kendala utama dalam berkomunikasi adalah seringkali kita mempunyai makna yang berbeda terhadap lambang yang sama.

Komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:

Fungsi informatif yaitu Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system). 

Fungsi Regulatif yaitu Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. 

Fungsi Persuasif yaitu Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. 

Fungsi Integratif yaitu Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. 

Komunikasi mempunyai 3 Unsur yaitu:

-          Komunikator / pengirim / sender

-          Komunikan / penerima / receiver .

-          Saluran / media / channel .